Actualmente as empresas pequenas e médias não estão em posse de uma ferramenta que permita modelar o processo de administrar as encomendas operacionais nomeadamente o processo da circulação de documentos de compras. Este processo, portanto, destabiliza muitas vezes o funcionamento da empresa e impede os recursos fundamentais, tais como: gerentes de equipas , directores de finanças de execer acçoes de produçao/serviços ou administrar de maneira estratégica gerando perdas.

A ineficacia financeira é um resultado do processo demasiado laborioso e desordenado, do facto de que a necessidade de compra nao é controlada de maneira meritórica e orçamental e de efectuar compras sub-óptimas por preços unitários. A solução deste problema seria a implemetação de uma ferramenta que optimizava a administração de compras através da automatização do processo e a implementação de catálogos electrónicos.